Zrobione, zanim ktoś poprosił

Rutyny pracują w tle przez cały dzień i zostawiają gotowy wynik. Wy tylko go przeglądacie — nic nie wychodzi do klienta bez Waszej zgody.

06081012141618
06:30codziennie Przegląd skrzynki Cztery odpowiedzi czekają na przejrzenie
08:12przyszedł mail Zenit — reklamacja #4821 Zakwalifikowana, opiekun przypisany, odpowiedź gotowa
09:15przed spotkaniem Notatka do rozmowy Kamex, 9:30 — notatka gotowa
11:30plik w folderze Oferty Oferta dla Nowaka Sprawdzona z cennikiem — dwie pozycje do poprawy
13:40zmiana etapu w CRM Zestawienie warunków Kamex — 16 200 zł, po rabacie 13 770 zł netto
17:00codziennie Podsumowanie dnia Trzy sprawy stoją — odłożone na #sprzedaz

To nie był jeden poranek.To każdy poranek.

Ten sam tydzień, oddalony. Każda błyskawica to jedno odpalenie na swojej godzinie. Zegarek albo błyskawica przy nazwie mówi, co ją odpala — i od razu widać, że jedne wracają równo, a inne wtedy, kiedy coś się wydarzy.

Przegląd skrzynki codziennie, 06:30 5
Odpowiedzi na maile przychodzi mail 23
Notatka przed spotkaniem 15 minut przed 9
Warunki na negocjacje zmiana etapu w CRM 4
Przegląd wdrożeń co poniedziałek, 07:00 1

0 uruchomień w jednym tygodniu. Ani jednego nikt nie zlecił — i nikt nie musiał o nich pamiętać.

Piszecie po polsku.Resztę appto poukłada.

Nie ma kreatora, gałęzi ani warunków do wyklikania. Opisujecie zdaniem, co ma się dziać — a to zdanie ma dokładnie trzy części.

Kiedy przyjdzie nowy mail od klienta,

Wyzwalacz

Godzina albo zdarzenie w Waszych narzędziach. To jedyna rzecz, którą trzeba wskazać.

sprawdź w bazie wiedzy, czego dotyczy, i przygotuj odpowiedź naszym tonem,

Zadanie

To samo, co zlecilibyście człowiekowi. Rutyna sięga po kontekst firmy i podpięte narzędzia.

ale zostaw ją do przejrzenia.

Granica

Nic nie wychodzi na zewnątrz bez Waszej zgody. Zmiana tego to osobna decyzja.

Nie jedna rutyna.Kilkanaście w każdym dziale.

Rutyna nie jest funkcją, którą włącza się raz. Zakłada się ją tyle razy, ile razy coś wraca w kółko — a wraca wszędzie. Poniżej te, od których zespoły zwykle zaczynają — po kilka z sześciu działów.

Sprzedaż

Zestawienie leadów na poniedziałkowy przegląd

co poniedziałek, 07:00

Warunki dla dealu, który wszedł w negocjacje

zmiana etapu w CRM

Notatka przed każdym spotkaniem z klientem

15 minut przed

i 9 kolejnych w tym dziale

Obsługa klienta

Szkice odpowiedzi na to, co wpadło do skrzynki

przychodzi mail

Kwalifikacja zgłoszenia i przypisanie opiekuna

nowe zgłoszenie

Sprawy bez odpowiedzi od 48 godzin

codziennie, 09:00

Podsumowanie otwartych spraw na koniec dnia

codziennie, 17:00

i 11 kolejnych w tym dziale

Operacje

Sprawdzenie oferty z cennikiem po wrzuceniu

plik trafia do folderu

Zamówienia powyżej progu akceptacji

nowy wiersz w arkuszu

Przegląd wdrożeń, które stoją

co poniedziałek, 07:00

i 8 kolejnych w tym dziale

Kadry

Pakiet powitalny dla nowej osoby

nowy wiersz w arkuszu

Przypomnienie o kończących się umowach

pierwszego dnia miesiąca

Podsumowanie wniosków urlopowych

co piątek, 15:00

i 6 kolejnych w tym dziale

Finanse

Faktury bez zapłaty po terminie

codziennie, 08:30

Zestawienie kosztów na zamknięcie miesiąca

ostatniego dnia miesiąca

Sygnał, gdy koszt przekracza budżet działu

nowy wiersz w arkuszu

i 7 kolejnych w tym dziale

Zarząd

Przegląd tygodnia na poniedziałek rano

co poniedziałek, 07:00

Sprawy, które stoją dłużej niż dwa tygodnie

co poniedziałek, 07:15

Decyzje z zarządu rozesłane do zespołów

spotkanie się kończy

i 5 kolejnych w tym dziale

Ustawcie pierwszą rutynę

Zacznij za darmo Umów demo

Szablon idzie do zespołu.Jednym kliknięciem.

Rutyna, która się u Was sprawdziła, staje się szablonem. Udostępniacie go zespołowi i od razu jest u wszystkich — nikt jej nie przepisuje, a udostępnienie nie otwiera nikomu Waszych dokumentów.

Szablon rutyny

Poranny przegląd skrzynki

Rusza
codziennie, 06:30
Sięga po
trzy źródła firmy
Zostawia
szkice odpowiedzi do przejrzenia

Nie kończy na tekście.Wchodzi do Waszych systemów.

Poniedziałek, 07:00. Nikt nie kliknął. Rutyna czyta z Dysku, zmienia stan w CRM i odkłada wynik na Slacku — na tych samych dostępach, co osoba, dla której działa.

Rusza

Co poniedziałek, 07:00

Nikt nie klika. Godzina, którą sami wyznaczyliście.

Czyta

Dysk Google

Bierze cennik i arkusz ze statusami wdrożeń — w wersji z dzisiaj, nie z kopii.

Zmienia

HubSpot · CRM

Aktualizuje etap dwóch dealów i przypisuje opiekuna zgodnie z Waszą procedurą.

Zostawia

Slack · #sprzedaz

Odkłada zestawienie tam, gdzie zespół i tak jest w poniedziałek rano.

Automatyzację trzeba było zbudować.Rutynę wystarczy opisać.

Odpalanie z wyzwalacza nie jest nowe. Nowe jest to, że nie trzeba już wyklikać każdego warunku, pola i wyjątku z góry — ani potem tego utrzymywać.

Bez appto · scenariusz
Wyzwalacz nowy e-mail Filtr nadawców jedna lista Warunek temat zawiera Gałąź A cztery kroki Gałąź B dwa kroki Mapowanie pól 12 Szablony trzy języki Ponowienia 3, potem alert Limit wywołań 40 na godzinę Po wykonaniu log i etykieta
Z appto · rutyna

„Kiedy przyjdzie mail od klienta, sprawdź w bazie wiedzy, czego dotyczy, i przygotuj odpowiedź naszym tonem. Zostaw ją do przejrzenia.”

Zacznijcie od poniedziałku

Jedna rutyna na zadaniu, które robicie w każdy poniedziałek tak samo. Z wynikiem do przejrzenia — różnicę widać po tygodniu.

Zacznij za darmo Umów demo

Bez karty. Konto zakładacie w 30 sekund.

Zanim ustawicie pierwszą

Najczęstsze pytania o pracę, która dzieje się bez Was. Nie wiecie, od czego zacząć? Przejdziemy z Wami Wasz poniedziałek i wskażemy pierwszą rutynę.

Czy rutyna wyśle coś do klienta bez naszej wiedzy?

Nie, jeśli tak tego nie ustawicie. Przygotowany wyzwalacz startuje wyłączony — włączacie go świadomie. Domyślnie rutyna kończy się wynikiem do przejrzenia, a nie działaniem na zewnątrz. Przejście na wysyłkę bez zatwierdzenia to osobna decyzja i osobne ustawienie.

Co rutyna widzi w naszych danych?

Dokładnie tyle, co osoba, dla której pracuje. Rutyna działa w granicach jej dostępów — nie zobaczy folderu, kanału ani rekordu, do którego ta osoba nie ma wglądu. Zmiana uprawnień człowieka zmienia od razu zakres jego rutyn.

Skąd rutyna wie, co jest dla nas ważne?

Z tego samego miejsca, co reszta appto: z kontekstu firmy i z podpiętych narzędzi. Rutyna przeglądająca skrzynkę korzysta z Waszych procedur i cennika, więc jej propozycja nie jest ogólna — jest Wasza. Dlatego rutyny ustawia się po wiedzy i integracjach, nie przed.

Kto może zakładać i zmieniać rutyny?

Rutynę uruchamianą wyzwalaczem zakłada, edytuje i archiwizuje administrator albo menedżer. Dzięki temu praca, która dzieje się w tle dla całego zespołu, nie zmienia się przypadkiem.

Gdzie ląduje wynik?

Tam, gdzie pracujecie: w appto, na kanale Slacka albo Microsoft Teams. Raport z rutyny trafia do miejsca, w którym i tak jesteście rano, zamiast czekać w kolejnym systemie.

Od ilu rutyn zacząć?

Od jednej — najlepiej tej, która dotyczy poniedziałkowego poranka, bo tam najłatwiej zauważyć różnicę. Gdy zacznie działać i zespół przestanie o niej mówić, bo po prostu jest, wtedy druga.